5 Kesalahan Fatal dalam Implementasi CRM dan Cara Menghindarinya

5 Kesalahan Fatal dalam Implementasi CRM dan Cara Menghindarinya

HARIANRIAU.CO - sebuah platform yang mengelola interaksi perusahaan dengan pelanggannya. Platform CRM modern yang dilengkapi dengan berbagai fitur, menjadikan implementasi CRM adalah hal yang esensial dalam kegiatan penjualan maupun pemasaran.

Selain itu, CRM juga memudahkan perusahaan dalam membuat laporan dan analisa kinerja tim. Namun, mengimplementasikan sistem CRM ke dalam operasional bisnis juga perlu mempertimbangkan banyak faktor. Dalam artikel ini kita akan membahas dampak negatif dari implementasi CRM yang gagal, serta beberapa kesalahan fatal yang perlu dihindari.

Dampak Negatif dari Implementasi CRM yang Gagal

Implementasi CRM yang gagal adalah proses menerapkan CRM ke dalam operasional bisnis, namun tidak memberikan hasil yang signifikan. Hal ini tentu akan membawa dampak negatif, karena biaya implementasi CRM yang tidak murah namun efisiensi operasional bisnis tidak menunjukkan peningkatan. Berikut ini beberapa dampak negatif dari implementasi CRM yang gagal.

1. Biaya implementasi akan membengkak, platform CRM menawarkan kustomisasi fitur, apabila perusahaan tidak mempelajari kebutuhan bisnis dengan baik, maka fitur yang dipilih cenderung tidak terpakai.

2. Efisiensi menurun, kurangnya sosialisasi platform CRM akan membuat tim sulit beradaptasi dengan penggunaan fitur.

3.  Data penting tidak terkelola dengan baik,implementasi CRM tanpa integrasi dan migrasi data yang baik berpotensi hilangnya informasi data pelanggan.

4. Tujuan bisnis tidak tercapai, karena implementasi CRM tidak bisa meningkatkan penjualan, serta efisiensi pelayanan.

Kesalahan Fatal dalam Implementasi CRM

Untuk menghindari dampak yang negatif terhadap pertumbuhan bisnis, perusahaan perlu memahami terlebih dahulu apa saja hambatannya. Berikut ini kesalahan fatal dalam implementasi CRM dan bagaimana cara menghindarinya.

Kesalahan 1: Kurangnya Perencanaan dan Tujuan Implementasi yang Jelas

Perencanaan yang matang adalah kunci dari proyek yang sukses. Ketika sebuah proyek diawali dengan perencanaan, tujuan dari implementasi akan tergambar jelas. Tujuan inilah yang nantinya akan menjadi panduan bagi tim dalam memilih fitur CRM yang tepat.

Selain itu, tujuan jelas akan menghindarkan perusahaan dari penggunaan sumber daya yang sia-sia. Karena perusahaan dapat merencanakan dan mengalokasikan dana secara tepat sesuai dengan tujuan.

Untuk menghindari kesalahan ini, perusahaan dapat melakukan hal-hal berikut ini:

1. Menggunakan metode SMART dalam menyusun tujuan bisnis,  hal ini untuk memastikan tujuan yang dibuat tetap spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batas waktu yang jelas.

2. Menyusun rencana implementasi secara detail, hal ini mencakup langkah-langkah yang perlu diambil, waktu penerapan, anggaran, serta sumber daya yang dibutuhkan.

3. Melibatkan tim dalam menentukan tujuan, karena mereka yang nantinya akan terlibat lebih banyak, maka mendiskusikan kebutuhan implementasi dapat dilakukan untuk menghindari fitur yang tidak sesuai kebutuhan.

Kesalahan 2: Pemilihan Platform CRM yang Tidak Sesuai

Kesalahan selanjutnya adalah pemilihan platform CRM yang tidak sesuai, hal ini dapat memengaruhi kebermanfaatan platform terhadap operasional bisnis. Platform CRM yang tidak sesuai dapat ditandai dengan tampilan yang kompleks sehingga dapat menghambat tim dalam memanfaatkan fitur.

Selain itu, pastikan penyedia platform CRM tidak menarik biaya tambahan setiap kali dibutuhkan integrasi aplikasi baru. Karena hal tersebut dapat mempengaruhi anggaran bisnis yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan analisis kebutuhan bisnis secara spesifik, serta melakukan beberapa evaluasi untuk memastikan platform yang tepat. Beberapa penyedia biasanya telah menyediakan uji coba selama 14 hari, perusahaan dapat menggunakan tawaran tersebut untuk memilih platform terbaik dalam pasar.

Pertimbangkan pula platform yang mendukung pertumbuhan bisnis, pastikan platform CRM fleksibel dan mampu mengikuti pertumbuhan bisnis. Pilihlah platform yang menawarkan opsi untuk upgrade fitur.

Kesalahan 3: Kurangnya Pelatihan dalam Mendukung Adaptasi Tim

Kurangnya pelatihan dalam mendukung adaptasi tim juga dapat menjadi penghambat dan menyebabkan implementasi CRM gagal. Tidak adanya pelatihan dapat menyebabkan rendahnya pemahaman tim terhadap fitur CRM. Hal ini bisa mengurangi tingkat adopsi sistem, peningkatan produktivitas dan efisiensi operasional pun jadi terhambat.

Selain itu, kurangnya pelatihan juga dapat meningkatkan kesalahan penggunaan. Hal ini dapat memperburuk kualitas data pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan perlu secara proaktif memberikan pendampingan kepada tim, terutama di awal implementasi CRM.

Memberikan pelatihan yang komprehensif dengan menyediakan tim support, serta buku manual dapat menghindarkan perusahaan dari kesalahan ini.

Kesalahan 4: Integrasi Data Pelanggan yang Tidak Memadai

Integrasi data yang tidak memadai dapat berakibat fatal pada implementasi CRM karena data yang terkumpul menjadi tidak akurat dan tidak lengkap. Jika data pelanggan tidak terkelola dengan baik, perusahaan mungkin akan kehilangan kesempatan konversi. Bahkan, hal tersebut dapat mempengaruhi pengambilan keputusan yang tepat karena kehilangan informasi penting.

Data yang faktual adalah aset bagi perusahaan, sehingga untuk menjaga data CRM tetap sehat, perusahaan perlu melakukan evaluasi secara rutin. Evaluasi dapat dilakukan secara menyeluruh dengan mengidentifikasi potensi masalah sejak awal integrasi dan migrasi data.

Kesalahan 5: Tidak Memantau dan Mengevaluasi Kinerja CRM

Kesalahan fatal terakhir adalah tidak memantau dan mengevaluasi kinerja CRM setelah proses implementasi berjalan. Hal ini dapat menyebabkan penurunan optimalisasi penggunaan CRM, karena perusahaan tidak mengetahui dengan baik apa pengaruh penggunaan CRM terhadap pertumbuhan bisnis.

Kurangnya pemantauan dan evaluasi CRM juga dapat menimbulkan kendala dalam meningkatkan efisiensi operasional. Karena perusahaan tidak dapat mendeteksi kesalahan yang mungkin memperlambat alur kerja dalam sistem CRM.

Oleh karena itu, menentukan KPI (key performance indicator) sangat diperlukan untuk memantau dan mengevaluasi keberhasilan implementasi CRM. Selain itu, libatkan tim dalam proses evaluasi dengan meminta umpan balik, apakah implementasi CRM benar-benar mengurangi beban kerja mereka, atau apakah tim sudah lancar dalam mengoperasikan platform.

Mengintegrasikan Strategi yang Solid dalam Implementasi CRM

Upaya mengimplementasikan CRM dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan apabila dilakukan dengan benar. Kurangnya perencanaan dan adanya tujuan yang tidak jelas dapat menghambat proses tersebut dan menyebabkan pembengkakan rencana anggaran. Sehingga untuk menghindari hambatan tersebut dibutuhkan strategi yang tepat dan solid dari tim maupun keseluruhan organisasi perusahaan.

Selain itu, frustasi tim dalam proses adaptasi saat menggunakan CRM juga perlu dikurangi dengan memberikan pelatihan yang layak dan memadai. Dengan demikian, tim dapat menggunakan CRM secara optimal untuk mengumpulkan data pelanggan. Begitu pula dengan pemantauan dan evaluasi yang perlu dilakukan secara rutin. Agar perusahaan dapat menghindari kerusakan sistem yang terjadi secara tiba-tiba.

Dengan memahami kesalahan-kesalahan di atas, perusahaan dapat berantisipasi dan mengembangkan bisnis dengan lancar.

Halaman :

Berita Lainnya

Index